Por Sean Heyliger, Juli McLoone, y Nikki Lynn Thomas

 

Publicado originalmente como “Moving Toward “Mega-choice”: The Evolution of Access Technologies in Special Collections”, RBM: A Journal of Rare Books, Manuscripts, and Cultural Heritage, ACRL, Spring, 2016 (http://rbm.acrl.org/content/17/1/17.full.pdf+html) . Traducido por Alberto Loza Nehmad

 

Introducción

Los cambios tecnológicos recientes han llevado los temas del acceso a la primera fila de las profesiones dedicadas a las colecciones especiales y los archivos, y han transformado el proceso por el cual se logra el acceso. De manera creciente, bibliotecarios y archiveros están siendo llamados a tomar decisiones de amplio alcance acerca de la forma cambiante del acceso presencial y el acceso remoto a las colecciones, y los recién llegados a la profesión, en particular, pueden beneficiarse de un mejor entendimiento de la adopción, evolución e interrupción de las más viejas tecnologías de acceso. Mientras consideraban un llamado de RBM a la remisión de artículos sobre el tema de “lo digital versus lo físico”, los autores se encontraron leyendo extensamente acerca del tema de los anteriores sistemas de acceso. Esperando ofrecer el tipo de revisión sintética que los autores habrían querido leer cuando eran estudiantes de posgrado o bibliotecarios en sus inicios, este artículo busca dar un esquema general de cómo la evolución de las tecnologías de acceso ha creado marcos que les dan forma al entendimiento y la interpretación que tienen los usuarios de la información histórica.

 

Desde fines del siglo XVIII, archiveros y bibliotecarios se han dirigido hacia el paradigma de fomentar el acceso universal a los materiales de las colecciones especiales. La adopción de tecnologías para el acceso y las maneras en las que ellas estructuran la interacción de los investigadores con los materiales archivísticos y raros han tenido un impacto significativo, aunque pocas veces reconocido, sobre las metodologías de investigación y la creación del conocimiento. En un nivel básico, las tecnologías del acceso son herramientas que facilitan la conexión entre usuarios y artefactos, ya sea a través del contacto con el material físico o su contenido informativo. Los autores sugieren separar las tecnologías del acceso en tres categorías, cada una con un propósito distinto:

 

Herramientas de descubrimiento, tecnologías, como catálogos o ayudas de búsqueda, que facilitan o intermedian en el proceso por el cual los usuarios se enteran de que existen materiales de interés.

 

Herramientas de reproducción, tecnologías que facilitan el acceso físico o informativo al contenido, mediante la duplicación o copiado, como las ediciones publicadas de colecciones de manuscritos o los facsímiles digitales.

 

Herramientas de promoción, tecnologías que conectan, mediante actividades de extensión y publicidad, a los usuarios con los materiales que ellos aún no saben que necesitarían.

 

Aunque la premisa central de este artículo es que estas tres tecnologías del acceso tienen distintas trayectorias históricas, en el medio digital de hoy ellas a menudo operan al interior de una sola plataforma multifacética.

 

Las amplias metas del uso de la tecnología en las colecciones especiales han permanecido sorpresivamente constantes. Sin embargo, la taxonomía propuesta sirve para resaltar las maneras en las que la tecnología —y especialmente el avance hacia el reino digital— ha transformado la manera en que esas metas son logradas. Al redefinir la relación entre usuarios e información archivística, esta transformación ha expandido drásticamente el público de los materiales archivísticos y raros. Ver las herramientas de descubrimiento como grupo resalta los modos concretos en que las decisiones sobre la descripción afectan el uso y la accesibilidad de los materiales, así como el potencial de la cooperación institucional para facilitar el acceso. Las herramientas de reproducción, como categoría, ayudan a enfocar la atención sobre los dilemas que anteriores profesionales han enfrentado para equilibrar la preservación y el acceso, y para decidir sobre los grados apropiados de curaduría del contenido.  Finalmente, identificar herramientas de promoción permite a los bibliotecarios confrontar las oportunidades y desafíos de publicitar en horizontes inundados de información. En general, este esquema abre una ventana hacia el trasfondo histórico de las luchas con respecto al acceso que podrían ofrecer precedentes relevantes para las actuales tecnologías del acceso.

 

Herramientas de descubrimiento

El primer paso al ofrecer acceso es capacitar a los usuarios para que descubran la existencia de los materiales. Herramientas como los catálogos y las ayudas de búsqueda tienen un papel importante al hacer que los usuarios sean independientes. En lugar de depender enteramente de una entrevista de referencia, los investigadores son capaces de buscar e identificar, en sus propios términos, los materiales relevantes para su investigación. Así, la relación inicial entre usuario y objeto está mediada, no por el contacto directo con archiveros y bibliotecarios, sino por interfaces herramientas de descubrimiento y los metadatos que el personal pone a disposición en registros de la colección o de sus ítems.

 

Los catálogos en forma de lista tienen una extendida historia, desde las tabletas de arcilla de las bibliotecas de Babilonia a los calendarios cronológicos del siglo XIX. Del mismo modo, la circulación de bibliografías enumerativas se remonta al menos al siglo XVI. En el siglo XIX se dieron cambios cruciales, tanto en la bibliografía como en la reproducción de catálogos, incluidas la expectativa de que los bibliógrafos examinaran físicamente los libros¹  y la creciente estandarización de la catalogación de impresos, particularmente después de la publicación, en 1876, de Rules for a Printed Dictionary Catalog, de Charles Cutter. En el caso de los archivos gubernamentales europeos, en este momento los pioneros empezaron a desarrollar sistemas basados en respect des fonds [agrupar los documentos respetando su proveniencia. N. del t.], pero la descripción de archivos y manuscritos tendió a permanecer idiosincrásica en los repositorios individuales hasta bien entrado el siglo XX.²

 

Desde la Segunda Guerra Mundial, las prácticas descriptivas para los materiales impresos y archivísticos se han hecho cada vez más estandarizadas y se han integrado en sistemas de descubrimiento que unen la brecha biblioteca/archivo. A lo largo de los últimos setenta años, cuatro distintos pero relacionados avances han transformado el proceso del descubrimiento en archivos y colecciones especiales: los catálogos unidos nacionales, los registros bibliográficos, los catálogos de acceso público en línea, y las ayudas de búsqueda estandarizadas.

 

La elaboración del Catálogo Unido Nacional de Impresos Pre-1956 (NUC) y el Catálogo Unido Nacional de Colecciones Manuscritas (NUCMC) en los años de 1950 y 1960 produjo herramientas de descubrimiento con cobertura nacional e institucionalmente transversales. Publicado desde 1968 hasta 1981, NUC Pre-1956 fue un esfuerzo cooperativo entre la Biblioteca del Congreso (LC) y la Asociación Americana de Bibliotecas (ALA) para producir un catálogo de asiento principal que registrara las publicaciones pre 1956 albergadas en bibliotecas estadounidenses y canadienses.³  Para lograr esta ambiciosa tarea, más de 25 editores prepararon casi 20,000 fichas semanales por 14 años.⁴  Aunque usualmente por intermediación de los bibliotecarios, NUC Pre-1956 expandió el acceso al ofrecer un registro de dónde estaban albergados importantes materiales impresos, facilitándose así los viajes de investigación y los pedidos de préstamos interbibliotecarios.

 

NUC Pre-1956 expandió cuantitativamente las oportunidades de descubrimiento al basarse en bien establecidas prácticas de catalogación compartida. Por otro lado, mientras el contenido de NUCMC era sin duda importante, su contribución fundamental fue su sistematización de descripciones en el nivel de colecciones.⁵  Aunque concebido anteriormente, NUCMC se hizo realidad cuando la Biblioteca del Congreso recibió en 1958 una beca del Council on Library Resources. Se envió formatos pidiendo a los repositorios datos específicos en el nivel de colección, y los resultados fueron reunidos en asientos de un registro estandarizado.⁶  Estas hojas con datos pueden ser vistas como precursoras de Dublin Core o EAD. Su contenido era específico al repositorio y a la colección, pero el tipo y el formato de la información era coherente a través de todos los registros. A pesar de sus muchos beneficios, el valor de la estandarización fue considerablemente debatido. En particular, la influencia de las prácticas bibliotecarias en el diseño de NUCMN llevó a preocupaciones sobre si el convertir información acerca de materiales de archivo en un formato dirigido a los libros ignoraba aspectos cruciales del uso archivístico.⁸

 

Durante las décadas de 1970 y 1980, los archivos fueron crecientemente integrados dentro las herramientas bibliotecarias de descubrimiento. En los años de 1970, las bibliotecas habían empezado a compartir los registros MARC en cinta magnética, pero anteriores intentos de implementar evaluaciones estatales de archivos, habían tenido éxito limitado.⁸  Formada en 1977, la Fuerza de Tareas para los Sistemas Nacionales de Información (NISTF) de la Sociedad de Archiveros Americanos recomendó desarrollar una técnica estándar para intercambiar datos, la que finalmente condujo a MARC-AMC,⁹ que facilitó la inclusión de registros archivísticos en las redes bibliográficas existentes.¹⁰

 

La participación en servicios que usaban registros MARC ofrecía un acceso integrado a la información, sin consideración del formato o la ubicación. Sus proponentes argüían que un acceso más amplio a los registros descriptivos abriría los archivos a nuevas audiencias,11  pero que crear catálogos computarizados usables requeriría renunciar a algo, a cambio de ellos. El uso incoherente de algunos campos, la selección de tesauros, y la carencia de indexación inhibiría el descubrimiento.¹²  Además, los usuarios frecuentemente no comprenderían y usarían mal los registros obtenidos. Por ejemplo, alguien que buscara datos sobre lluvia podría, por equivocación, pedir los registros archivísticos de una oficina dedicada al clima, cuando habría estado mejor servido por un almanaque.¹³  La falta de familiaridad con la tecnología de computación también ponía una barrera al uso de los primeros catálogos electrónicos.¹⁴

 

Hacia 1990, muchas instituciones habían reemplazado las fichas físicas de sus catálogos con versiones electrónicas, y los pioneros ya estaban avanzando hacia el acceso remoto, con más de cincuenta catálogos en línea “sin costo alguno para el usuario final”.¹⁵  El artículo de Howard Pasternack, de 1990, en RBML, describía los esfuerzos de la biblioteca John Hay para añadir sus registros al catálogo en línea de Brown University, y observa que varias otras instituciones estaban comprometidas en proyectos similares. Pasternack mencionaba que muchos de las opciones estándares de los catálogos en línea actuales —tales como la capacidad de limitar búsquedas por colección, formato, género o ubicación— eran infrecuentes entonces. Él urgía al personal de colecciones especiales a expresar a los vendedores y al personal de sistemas la necesidad de tales opciones.¹⁶  Un estudio conducido por el Comité de Estándares Bibliográficos de RBMS en 1993, reveló una frustración continua ante esas limitaciones, especialmente la falta de indexación para campos claves.¹⁷

 

A lo largo de los años de 1990, los catálogos de acceso público en línea ofrecieron una mayor independencia a los usuarios, quienes dependían de manera menos fuerte del personal y de herramientas locales de descubrimiento para ubicar los materiales. Escribiendo en 1986, David Bearman ya imaginaba los proyectos de digitalización del siglo XXI, y predijo una futura base de datos en línea que sumaría registros de catálogo con sustitutos digitales.¹⁸  Mientras esto liberaba a los investigadores de la dependencia directa del personal, estos avances significaban que los investigadores solo tenían acceso a tanta información sobre una colección como la que podía ser incluida en los registros en línea, a menos que específicamente buscaran contacto con el personal, algo que los estudiantes del pregrado y los investigadores a menudo vacilan en hacer. Esta vacilación solo se ha hecho más marcada en los años pasados, dado que los investigadores inexperimentados asumen que todo lo que pueda encontrarse será encontrado en línea. Aunque la mayoría de usuarios recibe alguna información, ellos no reciben la información completa, y no necesariamente la información más relevante.

 

A medida que los registros MARC y la integración de las colecciones especiales en los catálogos bibliotecarios generales se hicieron más comunes, las ayudas de búsqueda también avanzaron hacia la estandarización y los datos compartidos. En Estados Unidos, las ayudas de búsqueda archivísticas —los inventarios y registros que documentan el contexto, la estructura y el contenido— avanzaron mediante la interacción entre los manuscritos históricos y las tradiciones de los archivos públicos.¹⁹  Los primeros tendían a priorizar su arreglo y acceso por tópico, cronología y geografía, mientras las segundas privilegiaban la proveniencia y el orden original. Aunque la perspectiva de los archivos públicos se hizo más dominante en el siglo XX, la mayoría de instituciones adoptó un sistema híbrido con registros de catálogo que ofrecían acceso en el nivel de colección y ayudas de búsqueda que ofrecían información detallada.²⁰

 

En los años de 1970, la Sociedad de Archivistas Americanos (SAA) alentó activamente la estandarización de la descripción archivística. Las ayudas de búsqueda crecientemente fueron organizadas en biografía, amplitud y contenido, series, y lista de contenidos.²¹  En el desplazamiento de documentos físicos a los que se accedía mediante un encuentro entre investigador y archivero, a documentos en línea, sin intermediación, estos campos estandarizados sirvieron como guías. En la década de 1990, el Proyecto Ayuda de Búsqueda de Berkeley desarrolló Encoded Archival Description (EAD) o Descripción Archivística Codificada, una estructura de datos estandarizada para codificar ayudas de búsqueda en Internet.²²  EAD también facilitaba la creación de interfaces para búsquedas transversales entre instituciones, lo que hacía posible que los historiadores académicos y no académicos realizaran búsquedas amplias y profundas de materiales archivísticos. Sin embargo, los archiveros que prepararon estos documentos continuaron asumiendo el conocimiento previo de las convenciones de género y prácticas descriptivas archivísticas.23  Usuarios de las audiencias más jóvenes encontraban dificultades para interpretar las ayudas de búsqueda y dar el salto entre el descubrimiento y el uso de los recursos de archivo.

 

En el último medio siglo, las herramientas de descubrimiento han transformado el encuentro de investigación, de uno el que los investigadores académicos dependían fuertemente de archiveros y bibliotecarios para que los guiasen a los materiales más relevantes, a otro donde el descubrimiento ocurría  casi accidentalmente, como cuando la búsqueda de Google hecha por un estudiante lleva a una ayuda de búsqueda EAD en un repositorio en la otra mitad del globo. Esta democratización del acceso es un logro increíble, hecho posible por un acuerdo lento y a menudo duramente luchado acerca de la terminología estandarizada, las prácticas y la presentación. Sin embargo, la estandarización no se ha producido sin bajas. Los investigadores deben depender de su propia pericia en búsquedas navegando catálogos, encontrando bases de datos de ayuda y motores de búsqueda. Las herramientas del descubrimiento están ahora casi universalmente disponibles, pero aún hay trabajo que hacer afinando estas herramientas para minimizar sus curvas de aprendizaje, para hacer que las limitaciones en las búsquedas sean más transparentes, y para ofrecer las herramientas y las habilidades necesarias para efectivamente evaluar los resultados de las búsquedas sin sucumbir a la sobrecarga informativa.

 

Por ejemplo, los actuales catálogos de “siguiente generación” son algo exitosos en simplificar la experiencia del usuario al ofrecer búsquedas federadas y navegación por “facetas”. Sin embargo, esta misma simplificación tiende a hacer los procesos originales más opacos, haciendo difícil para los usuarios entender por qué ellos reciben los resultados que reciben. Adicionalmente, debido a que las facetas derivan de información bibliográfica de un catálogo tradicional, ellas permanecen limitadas a términos temáticos a menudo no intuitivos. Aunque la oportunidad de etiquetar coloquialmente a los ítems de interés podría tener beneficios, lograr una masa crítica de participación de usuarios permanece elusivo. Además, hay una actual tensión entre la necesidad de ofrecer herramientas personalizadas de descubrimiento mientras al mismo tiempo se protege la privacidad del usuario.

 

La historia de las reproducciones, como la de las herramientas de descubrimiento, puede ser rastreada hasta la antigüedad, cuando los escribas reproducían rollos y códices manuscritos. La edad de la reproducción mecánica, sin embargo, caracterizó un cambio definitivo en el acceso archivístico para una audiencia más amplia, a medida que los editores de colecciones documentales publicaban manuscritos bajo la forma de libro. En Estados Unidos, el desarrollo de la publicación de manuscritos como método de expandir el acceso hacia las fuentes primarias comenzó en la década de 1790 con las Historical Collections, Consisting of State Papers, and Other Authentic Documents, Intended as Materials for an History of the United States of America, publicadas en 1792 por Jeremy Belknap y Ebenezer Hazard, ampliamente consideradas como el primer ejemplo en Estados Unidos de un compilador y editor que reunieron, editaron y publicaron documentos conservados en manos privadas o archivos del gobierno.²⁴ Su proyecto sirvió como un precursor de los proyectos editoriales de documentación histórica del siglo XIX que usaron las publicaciones impresas para dar acceso a manuscritos privados y documentos del gobierno.  Hazard, Belknap y muchos editores ulteriores también promovieron la publicación como una tecnología de preservación que “incrementaría los ejemplares” para mitigar los desastres y pérdidas.25

 

En 1833, el Congreso de EE.UU. aprobó los fondos para publicar registros históricos seleccionados del gobierno de EE.UU. Al año siguiente, el Congreso asignó fondos para adquirir los documentos de muchas de los personajes fundadores de la República, y en las siguientes dos décadas apareció cierto número de ediciones publicadas, incluidos los documentos de James Madison (1837), Alexander Hamilton (1848), y Thomas Jefferson (1848). A inicios del siglo XX, era difícil pasar por alto la revolución en el acceso iniciada por la publicación de manuscritos. Basándose en las redes de distribución de la industria editorial (como bibliotecas, librerías y catálogos), la publicación de manuscritos aprovechó los puntos de acceso existentes. El modelo de acceso previo, de un usuario por manuscrito, se transformó para permitir un número comparativamente ilimitado de usuarios y puntos de acceso. La publicación de manuscritos retiró muchas de las anteriores barreras al acceso archivístico para el público lector.

 

Fundada en 1935, la Comisión de Publicaciones Históricas Nacionales (NHPC) financió muchos proyectos de publicación de manuscritos. Al ofrecer una confiable fuente de financiamiento, estableció la publicación impresa de manuscritos como la tecnología de facto para el acceso a registros archivísticos en el periodo de la posguerra.²⁶  Con los fondos vinieron la rendición de cuentas y los estándares desarrollados por la pujante profesión editorial e historiográfica. Hacia la segunda mitad del siglo XX, la publicación de manuscritos se enfocó en lograr textos ampliados, más que en expandir el acceso. Crecientemente, los editores subrayaron la importancia de determinar una versión autorizada de un texto, eliminando inconsistencias y errores de transcripción, y ofreciendo el contexto apropiado para entender los manuscritos históricos.27

 

El desplazamiento de los editores documentales hacia la crítica textual fue influenciado por el desarrollo del microfilm. Iniciado en los años veinte, este se convirtió en la tecnología preferida para el acceso y la preservación. Aunque inicialmente usada para reproducir voluminosos registros bancarios, los archiveros reconocieron que la tecnología del microfilm ofrecía ventajas sobre la publicación de manuscritos como una tecnología de preservación económica. El primer gran proyecto para usar el microfilme en manuscritos, el Proyecto A de John D. Rockefeller, comenzó en 1927 microfilmando manuscritos pertenecientes a la historia de los Estados Unidos y albergados en instituciones europeas y mexicanas. El microfilm continuó siendo visto como una tecnología transformadora del acceso para las colecciones especiales a lo largo de la mayor parte de los años treinta y cuarenta, con varios proyectos de perfil alto que apuntalaron esta perspectiva.28  Los primeros que adoptaron esta nueva tecnología, como el Centro para Documentación Americana, fueron muy francos en su defensa de ella, pero había aún significativas barreras para el microfilm como una tecnología de acceso. Costo, tiempo del personal y la pericia requerida, equipamiento, todo limitaba su adopción. Muchos archiveros estaban intrigados por las posibilidades de esta tecnología, que podría permitir la circulación de colecciones enteras mediante una red de repositorios, en lugar de selecciones editadas de un pequeño número de documentos. En contraste con la publicación de manuscritos, donde el usuario confiaba en el editor para ofrecer una selección representativa de un cuerpo más grande de documentos archivísticos, el microfilme les ofrecía a los usuarios la oportunidad de convertirse tanto en investigadores como en editores.

 

El microfilm era todavía una novedad tecnológica en los años cincuenta; pero, a medida que su uso se incrementó, también lo hicieron las críticas. Fue acaloradamente debatido en American Archivist y Canadian Archivist.²⁹  Sus oponentes sostenían que aún era un medio de preservación no comprobado, que requería de excesivo tiempo del personal y demasiada inversión financiera. Muchos se oponían a ofrecer acceso intermediado por una máquina que sería susceptible de mal funcionamiento. Otros también expresaron preocupación de que enteras colecciones de microfilme debilitaran el rol de los archiveros como custodios. Algunos críticos sostenían que los usuarios preferían un acceso con curaduría que proveyera información archivística contextualizada, más que vadear entre rollos de microfilm.

 

Como la publicación de manuscritos, el microfilm fue apoyado por fondos de la Comisión de Publicaciones Históricas y Registros Nacionales (NHPRC), que comenzaron en los años sesenta.³⁰  En realidad, la NHPRC a menudo financió proyectos duales de microfilm y publicación de manuscritos, y continúa haciéndolo.³¹  El supuesto de que las tecnologías superiores siempre reemplazan a las más tecnologías antiguas, menos eficientes, no se mantiene para el microfilm y la publicación de manuscritos, que florecieron lado a lado por décadas. Las colecciones digitales en línea han reemplazado en gran medida a ambos desde los años de 1990; pero mientras el microfilm y la publicación de manuscritos representaron históricamente dos enfoques diametralmente opuestos al acceso, las plataformas digitales pueden apoyar el acceso con o sin curaduría. Herramientas promocionales, tales como las exposiciones en línea, blogs y los medios sociales, crecientemente sirven como vehículos para el acceso con curaduría, mientras los sistemas de manejo del contenido digital ofrecen un acceso sin ella.

 

La edición documental asumió un rol líder en la transición hacia las tecnologías de acceso digital. Los primeros esfuerzos coordinados para incorporar texto y metadatos en formato electrónico fue Text Encoding Initiative (TEI, Iniciativa para la Codificación de Textos), un consorcio de estándares creado después de la reunión conjunta de la Association for Computers and the Humanities (Asociación para Computadoras y las Humanidades ) y la Association for Literary and Linguistic Computing (Asociación para la Computación Literaria y Lingüística) en noviembre de 1987. La principal meta de TEI era construir parámetros para la transcripción y el intercambio de textos históricos y humanísticos en el rápidamente cambiante medio digital que precedió a la Red Mundial (World Wide Web).³²  Aunque TEI nunca experimentaría una extendida adopción por los archiveros de los Estados Unidos, su plataforma para la representación digital y el intercambio de textos incluía muchos de los objetivos que después serían tratados por estándares archivísticos como Encoded Archival Description (EAD),³³  Metadata Encoding and Transmission Standard (METS), Metadata Object Description Schema (MODS), y el Open Archival Information System (OAIS). La significación histórica de TEI se encuentra en su ambiciosa visión más que en su éxito material. Su fracaso en convertirse en un estándar archivístico, en gran medida partía de su origen en una comunidad enfocada en las ediciones académicas de textos, y en su limitada incorporación de otros formatos, como las fotografías.

 

En las décadas de 1990 y de 2000, convergieron un número de innovaciones tecnológicas, marcándose así un singular avance en la historia del acceso. Tecnologías como el microfilm y los catálogos unidos, más que crear nuevos modelos de acceso, habían ampliado los modelos existentes. Sin embargo, con el desarrollo de estándares para imagen, texto e intercambio de video, combinado con el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), se hizo posible hacer facsímiles digitales y metadatos buscables y accesibles en línea, satisfaciendo la predicción de David Bearman de que el acceso archivístico finalmente combinaría registros catalográficos con sustitutos digitales. Estándares generalizados como EAD, METS, Dublin Core, MODS y OAIS facilitaron el intercambio electrónico de objetos digitales, incluido un crecientemente amplio rango de fuentes tipográficas y formatos. Estos estándares hicieron el trabajo previo para facilitar la descripción y el intercambio de metadatos y objetos digitales a través de múltiples repositorios. También abrieron la puerta a nuevos métodos de investigación, tales como la minería de textos y el análisis cuantitativo de datos y metadatos.

 

El desarrollo y la adopción de estándares para el intercambio de objetos digitales ha transformado el modelo de referencia de las colecciones especiales. Los investigadores ahora tienen la capacidad de buscar simultáneamente metadatos y contenido textual de objetos digitales, a veces a través múltiples colecciones y repositorios. Además, el acceso a las fuentes primarias ya no está limitado a los estudiantes graduados y los investigadores. Estudiantes de pregrado, de educación secundaria y el público general se han convertido en significativos grupos de usuarios. Este allanamiento del mundo archivístico disminuye la importancia de los repositorios y colecciones individuales, al menos desde la perspectiva del investigador. Para muchos investigadores, la ubicación del material de archivo importa menos que el nivel de acceso digital. El acceso digital ha disminuido las tensiones entre los enfoques con y sin curaduría, y entre la preservación y el acceso. Sin embargo, en un medio donde los usuarios esperan acceso digital a todos los materiales en todo momento, han surgido nuevas preocupaciones cuando las instituciones luchan por asignar recursos limitados a la digitalización. Una consideración adicional es el hecho de que no todo puede ser legalmente digitalizado, y hay muchas preguntas éticas que rodean el acceso a materiales sensibles digitalizados y nacidos digitales. ¿Quién tiene el derecho de determinar el acceso y en qué grado? Finalmente, mientras más y más contenido está en línea, quienes carecen de Internet de alta velocidad y quienes principalmente usan Internet mediante aparatos móviles pueden estar limitados en su acceso a fuentes primarias digitalizadas y nacidas digitales. Estos asuntos probablemente serán las fuerzas impulsoras de los futuros avances en las tecnologías de acceso a las colecciones especiales.

 

Herramientas de promoción

La promoción es un paso esencial para conectar a los usuarios potenciales, mediante un accidente fortuito, con las colecciones e ítems que ellos no sabían que existían. La capacidad de aprovechar las nuevas tecnologías, incluida la proliferación de computadores personales e Internet, ha llevado la promoción a la línea avanzada de la profesión de las colecciones especiales. El creciente interés en la promoción puede ser resultado del éxito que han tenido las herramientas de descubrimiento y los facsímiles digitales en reducir la dependencia que se tenía de bibliotecarios y archiveros, en su tarea de ayudar a que los investigadores encontraran los materiales. Adicionalmente, nuevos enfoques hacia el procesamiento mínimo de las colecciones de archivo puede estar desplazando la carga de trabajo de los archiveros, dándoles tiempo para priorizar la promoción. La democratización del acceso ha tenido el efecto lateral de deshumanizar el proceso de investigación, y las herramientas de promoción ofrecen una manera de ofrecer a los usuarios una interpretación con curaduría de los materiales, la cual se beneficia de las habilidades y conocimientos únicos de bibliotecarios y archiveros.

 

Aunque la promoción y la extensión probablemente han sido parte de la práctica archivística por décadas, hay poca literatura que las documente. En una sesión de la Reunión Anual de la SAA 2011,³⁴  George Bain planteó que la extensión no era una prioridad para los primeros archiveros porque ellos estaban completamente ocupados con el diluvio de registros creados durante la Segunda Guerra Mundial, particularmente los archiveros en los repositorios federales, quienes componían el mayor número de los iniciales miembros de la SAA. La cobertura limitada de la promoción puede también haberse debido a las limitaciones e idiosincrasias locales de esas actividades. En su presentación, Bain se enfoca en los aspectos del “quién somos” y “qué hacemos” de la extensión, y ofrece una revisión histórica de la propagación de la extensión en la profesión, tocando eventos promocionales como el Mes de los Archivos y el Día de la Historia Nacional (en EE.UU.), pero no discute las actividades específicas o las herramientas usadas para lograr la extensión.

 

La publicación a través de impresiones de computadora fue un nuevo avance a fines de los años de 1980. Con la introducción de PageMaker en 1985, los repositorios tuvieron la opción de imprimir folletos de publicidad y boletines para sus donantes e investigadores. Sin embargo, la cobertura de este tipo de publicaciones de impresora en la literatura archivística como tecnología de promoción es virtualmente inexistente. Lo mismo es verdad para los websites oficiales. A mediados de los años de 1990 se vio la introducción de los primeros navegadores web,³⁵  y los websites corporativos y los de diversas organizaciones se hicieron mayoritarios hacia fines de los 90. En uno de los pocos artículos publicados en los sitios web de repositorios de colecciones especiales, Mark Shelstad concluye que la utilidad de los websites como herramienta de marketing era evidente en sí misma, de modo que su estudio de caso se enfocaba en la estructura de navegación y el contenido.³⁶

 

A fines de los 90 también se vio el advenimiento de los blogs. Al requerir mínima pericia técnica, los blogs permitían a los autores compartir fácilmente publicaciones en Internet y alentar una interacción social entre el autor y el público.³⁷  En su trascendental trabajo sobre el potencial archivístico de los blogs, Catherine O’Sullivan afirma que “el espacio de Internet que ocupan los diarios personales en línea es uno de los pocos lugares de hoy donde realmente existe un marco adecuado para la publicación”.³⁸  Actualmente, los medios sociales son endémicos, “[y consisten] en un grupo de aplicaciones basadas en Internet que se basan en los cimientos ideológicos y tecnológicos de la Web 2.0, y que permiten la creación y el intercambio de contenidos generados por los usuarios”.³⁹  Según un informe de 2012 del Pew Research Center, “la mitad de los adultos y tres cuartas partes de los adolescentes de Estados Unidos usan sitios de redes sociales”.⁴⁰  A la luz de estas cifras, sería difícil de justificar que un repositorio no participara en los medios sociales. Además, los blogs y la participación en redes sociales pueden ser capaces de ofrecer a los pequeños repositorios los medios para adoptar una presencia en línea mucho más grande que lo que era posible anteriormente. Sin embargo, debería observarse que bibliotecas y archivos no fueron los primeros que adoptaron las redes sociales. En realidad, un estudio realizado en 2011 encontró que, hasta 2009, las colecciones especiales no habían adoptado ampliamente los medios sociales existentes (blogs, Facebook y Twitter).⁴¹  Sucede que este también fue el año en que la Sociedad de Archiveros Americanos publicó The Interactive Archivist (El archivero interactivo), que mostraba 12 estudios de casos que demostraban cómo desarrollar un blog, una página de Facebook y una cuenta de Twitter, así como explicaba las ventajas y desventajas de cada uno.42

 

La meta de todas las tecnologías del acceso, incluidas las herramientas de promoción, es unir a los usuarios con el material apropiado. Mediante herramientas como la publicación en impresora, boletines en línea, sitios web, blogs y servicios de redes sociales, los repositorios de colecciones especiales son capaces de superar las limitaciones estructurales y de contenido de las herramientas de descubrimiento, y de hacer coincidir mejor a los usuarios con los fondos. Los medios sociales también permiten a archiveros y bibliotecarios dirigirse a grupos específicos de usuarios y de comunicarse con ellos en su propio idioma. Cuando los archivos evitan el uso de la jerga archivística, los medios sociales ofrecen la oportunidad de una comunicación coloquial con los usuarios que hace contrapeso a las limitaciones de los vocabularios estandarizados. Por ejemplo, una colección que esté principalmente categorizada como historia de la familia bien podría ser un sitio fructífero para explorar la performance y la conducta de género. Por su propia naturaleza, las herramientas de promoción ofrecen solo fotos instantáneas de los materiales y no son capaces de transmitir un documento, un artefacto o una colección por entero, menos aún una imagen completa de los fondos de una colección. Esto puede, sin embargo, ser parcialmente superado incorporando enlaces a herramientas de descubrimiento o a reproducciones digitales. Por ejemplo, enlazar con ayudas de búsqueda provenientes de Wikipedia ofrece un punto de acceso a los usuarios potenciales que no buscarían en catálogos de bibliotecas. Las colecciones especiales ya no reciben la opinión y sugerencias solamente de los investigadores presenciales, sino que, a través de los medios sociales, tienen acceso a los pensamientos y opiniones de un universo mucho más amplio de usuarios, así como a estadísticas generadas por el uso de la colección digital. Kate Theimer define Archives 2.0 como “un enfoque a la práctica archivística que promueve la apertura con flexibilidad”. Al asumir el rol de facilitadores, más que custodios, los archiveros pueden usar las herramientas de los medios sociales para “invitar a que lleguen contribuciones de usuarios, y su participación, para describir, comentar y reusar las colecciones, creando así lo que llamaríamos archivos colaborativos”.⁴³

 

“Megaelección”: ¿a dónde vamos desde aquí?

 

El desarrollo de las herramientas de descubrimiento, reproducción y promoción a lo largo de los dos siglos pasados demuestra que ha habido una tendencia universal hacia estandarizar las prácticas en las colecciones especiales, así como su descripción e integración. La estandarización e integración han empoderado a los usuarios a llevar a cabo sus investigaciones con menos intervención del personal del repositorio. Sin embargo, esta misma libertad ha hecho a los usuarios vulnerables a las ilusiones de transparencia y compleción: que los registros descriptivos ofrecen descripciones ideológicamente neutras y que todos los materiales disponibles están descritos y son accesibles mediante la búsqueda en línea. Así, para mitigar los efectos negativos del éxito de las herramientas de descubrimiento y reproducción, la profesión progresivamente se ha preocupado del uso de las herramientas de promoción para educar a los usuarios, atraer su atención hacia los materiales que de otro modo podrían haber sido pasados por alto, y reintroducir elementos de conexión personal y pasión compartida en el proceso de investigación.

 

Aunque las metas permanecen distintas, los tres tipos de herramientas de acceso juntos —descubrimiento, reproducción y promoción— ahora tienen lugar en plataformas en línea, las cuales son crecientemente integradas. Por ejemplo, un post en el blog de un repositorio podría enlazar a un registro del catálogo y a una versión digitalizada de los materiales discutidos en el post. Tanto el registro del catálogo como el facsímil digital pueden ofrecer a los usuarios la oportunidad de etiquetar, comentar o reciclar la información compartiéndola o descargando el ítem y sus metadatos. Actualmente, las tecnologías de acceso no solo afectan cómo y cuándo los investigadores encuentran y usan la información, sino cómo la analizan y las clases de análisis que pueden hacer. Los proyectos digitales de las humanidades que usan texto y la minería de datos, sistemas de información geográfica (GIS), análisis cultural y estrategias relacionadas pueden hacer uso de los materiales de las colecciones especiales de maneras que habrían sido imposibles en el medio investigativo de hace 50 años.⁴⁴  A medida que las herramientas de descubrimiento mejoran y cuando más metadatos y colecciones digitalizadas son puestos a disposición del público en formatos estandarizados en bases de datos y agregadores de contenido, los usuarios son capaces de cotejar y sinergizar la información en modos radicalmente nuevos.

 

Este artículo lleva a varias preguntas que serán claves para discusiones sobre el acceso en los próximos años. ¿Cómo superará la profesión bibliotecaria, como un todo, las limitaciones de las actuales interfaces de búsqueda para hacerlas más rápidas, más transparentes y más fácilmente visibles a una audiencia más amplia, al tiempo que se protege la privacidad de los usuarios? En una vena relacionada, ¿cuán efectivamente los nuevos estándares de Descripción y Acceso al Recurso (RDA) lidiarán con las limitaciones de los registros creados bajo los anteriores estándares de catalogación? ¿Son los metadatos sociales y el etiquetado un callejón sin salida, o puede la comunidad bibliotecaria alentar el desarrollo de conversaciones vibrantes al interior de los catálogos y colecciones digitales? Volviendo a los temas de la privacidad, ahora que la masa de materiales digitalizados y nacidos digitales crece, ¿cómo lucharán los futuros profesionales con las cuestiones legales y éticas de ofrecer acceso en línea a gran escala? ¿Se expandirá la tendencia a la estandarización hasta englobar granes lineamientos profesionales, o permanecerán estas cuestiones como decisiones de nivel institucional? Finalmente, ahora que los repositorios, con menos personal y recursos, luchan para satisfacer las necesidades de un público cada vez más creciente, ¿cómo serán mantenidas las actividades promocionales que le aseguran una dimensión humana al proceso de investigación?

 

Escribiendo en el umbral de la revolución digital a fines de los años de 1980, el archivero canadiense Hugh Taylor, describía los puntos de acceso a la información archivística como “cañerías mediante las cuales fluye la información hacia el usuario”.⁴⁵  Él expresaba su preocupación de que el creciente número de “cañerías informativas” y el medio de la “megaelección”, entonces, pudieran abrumar a los usuarios, y creía que “encontrar el camino de salida podría ser materia de encontrar nuestro camino de regreso”.⁴⁶  Taylor defendía un retorno a las condiciones de una era anterior, donde la comprensión y el conocimiento tomaban el lugar de los datos descontextualizados y los bytes de información. Sin embargo, retroceder nunca es una posibilidad práctica y, en realidad, solo parecerá deseable para aquellos cuyos antecedentes sociales y académicos los ponían en una relación privilegiada con la anterior red de prácticas y tecnologías. Pocos verían con añoranza la anterior era de la tecnología digital, pero Taylor puede estar en lo cierto, en que nosotros —como archiveros y bibliotecarios— debemos ver los éxitos y las limitaciones de las anteriores tecnología del acceso, para tener un mejor entendimiento de cómo la tecnología intermedia entre el acceso del usuario y la información archivística y usar mejor la tecnología, para guiar a los usuarios a través del mundo cada vez más creciente de la “megaelección”.

 

Notas:

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1  D.W. Krummel, “The Dialectics of Enumerative Bibliography: Observations on the Historical Study of the Practices of Citation and Compilation,” Library Quarterly 58.3 (July 1988): 240–4.

2  Harriet Ostroff, “From Clay Tablets to MARC AMC: The Past, Present, and Future of Cataloging Manuscript and Archival Collections,” Provenance 4 (Fall 1986): 1–2. La estandarización de la catalogación impresa fue impulsada por “la disponibilidad de fichas impresas de la Biblioteca del Congreso, las oportunidades de la catalogación compartida, y la existencia de un catálogo unido nacional para libros”, para las cuales no existían contrapartes archivísticas a comienzos del siglo XX.

3  “Information for Researchers Using the Library of Congress,” Library of Congress, disponible en línea en www.loc.gov/rr/main/inforeas/union.html [Accessed 17 October 2015].

4  William J. Walsh, “The Library of Congress and The National Union Catalog,” en In Celebration: The National Union Catalog, Pre-1956 Imprints, ed. John Y. Cole (Washington: Library of Congress, 1981), 10.

5  Terry Abraham, “NUCMC and the Local Repository,” American Archivist 40.1 (Jan. 1977): 33.

6   Ibid.,” 31–42; “NUCMC History Timeline: 1947–present,” National Union Catalog of Manuscript Collections, Library of Congress, disponible en línea en www.loc.gov/coll/nucmc/timeline.html [accessed 22 October 2014].

7   Richard C. Berner, “Archivists, Librarians, and the National Union Catalog of Manuscript Collections,” American Archivist 27:3 (July 1964): 403–05.

8   Las bibliotecas que participaban en tales operaciones generalmente veían un beneficio continuo en la copia de catálogos; pero los archivos, que manejan principalmente materiales únicos, no tenían incentivos similares. 

9   La Sociedad de Archivistas Estadounidenses (SAA) adoptó oficialmente MARC-AMC en 1981. Junto con otros formatos MARC especiales, este fue integrado a USMARC a mediado de los años de 1990. USMARC mismo fue después reemplazado por MARC21. “Marc Standards: MARC FAQ,” Library of Congress, disponible en línea en www.loc. gov/marc/ [accessed 23 September 2015]. Para una amplia historia de estándares descriptivos archivísticos de la década de 1980 a la de 2010 (y un argumento para avanzar hacia el alineamiento con estándares archivísticos internacionales), ver Stephen L. Hensen et al., “Thirty Years On: SAA and Descriptive Standards,” American Archivist 74, supplement 1 (Jan. 2011): 1–36.

10 David Bearman, “Archival and Bibliographic Information Networks,” Journal of Library Administration 7.2/3 (Summer/Fall 1986): 100–05.

11 Robert P. Spindler and Richard Pearce-Moses, “Does AMC Mean ‘Archives Made Confusing’? Patron Understanding of USMARC AMC Catalog Records,” American Archivist 56.2 (Spring 1993): 330–41, disponible en línea en http://archivists.metapress.com/content/y258x6655x047415/fulltext.pdf [accessed 17 September 2015].

12 Avra Michelson, “Description and Reference in the Age of Automation,” American Archivist 50.2 (Spring 1987): 194. Michelson observa que, en un estudio que le pide a los entrevistados seleccionar términos de indexación basados en una colección conocida, 21 repositorios asignaron 162 puntos de acceso, sin que ningún término fuera seleccionado por todos los repositorios.

13 Spindler and Pearce-Moses, “Does AMC Mean ‘Archives Made Confusing’?” Obviamente, el problema de no reconocer el tipo de documento descrito era un problema que los usuarios de catálogos con ficheros también enfrentaban. Sin embargo, Spindler y Pearce-Moses sostienen que la introducción de los sistemas electrónicos lo ha exacerbado.

14 Alex A. Koohang, “Effects of Age, Gender, College Status and Computer Experience on Attitudes Towards Library Computer Systems,” Library and Information Science Research 8 (Oct.–Dec. 1986): 349– 55; Alex A. Koohang and David M. Byrd, “A Study of Attitudes Toward the Usefulness of the Library Computer System and Selected Variables: A Further Study,” Library and Information Science Research 9 (April–June 1987): 105–11.

15 Howard Pasternack, “Online Catalogs and the Retrospective Conversion of Special Collections,” RBML 5.2 (Fall 1990): 71–76.

16 Ibíd., 71–73.

17 Henry Raine y Laura Stalker, “Rare Book Records in Online Systems,” Rare Books and Manuscripts Librarianship 11.2 (Fall 1996): 103–06. Por ejemplo, campos MARC como 655/755 podían describir “proveniencia, encuadernación y aspectos de la producción física”, la  mayoría de catálogos usados por los encuestados no indexaban esos campos, indexaban solo uno, o lo unían con otros campos, limitando por tanto, de manera significativa, la capacidad de los investigadores de hacer un uso efectivo de la información disponible en sus esfuerzos de descubrimiento. 

18 David Bearman, “Archive and Manuscript Control with Bibliographic Utilities: Challenges and Opportunities,” American Archivist 52 (Winter 1989): 38.

19 Ernst Posner, Archives and the Public Interest: Selected Essays by Ernst Posner, ed. Ken Munden (Chicago: Society of American Archivists, 2006): 30–31. Aunque los archivos como puntos de acopio de registros se remontan a la antigüedad, los archivos como instituciones centralizadas gubernamentales con la obligación del acceso público  se desarrollaron principalmente a partir de la Revolución Francesa. A lo largo de gran parte del siglo XIX, sin embargo, inclusive los archivos del gobierno operaban en gran medida como las colecciones de manuscrito de las bibliotecas, asignándoles un valor bajo a los documentos gubernamentales “modernos” y creando puntos de acceso basados en las necesidades previstas de los investigadores de historia. A mediados del siglo XIX, el principio de respect des fonds ganó terreno y en los archivos del gobierno, el énfasis en la proveniencia y orden original finalmente llegó a influir, a su vez, en las bibliotecas de colecciones manuscritas. Para un más detallado análisis histórico de las prácticas archivísticas, ver Richard C. Berner, Archival Theory and Practice in the United States: A Historical Analysis (Seattle: University of Washington Press, 1983).

20 C. Trace and A. Dillon, “The Evolution of the Finding Aid in the United States: From Physical to Digital Document Genre,” Archival Science 12.4 (Dec. 2012): 504–06, 513.

21 Ibíd.,” 508.

22 Para una historia detallada del desarrollo de EAD, ver Daniel V. Pitti, “Encoded Archival Description: The Development of an Encoding Standard for Archival Finding Aids,” American Archivist 60.3 (Summer 1997): 268–83.

23 Trace and Dillon, “The Evolution of the Finding aid in the United States,” 504, 513.

24 Randall Jimerson, “Documents and Archives in Early America,” Archivaria 60 (Fall 2005): 235.

25 Este concepto de la dualidad preservación-acceso es una justificación comúnmente usada en todas las tecnologías del acceso.

26 Mary A. Giunta, “The NHPRC: Its Influence on Documentary Editing, 1964–1984,” American Archivist 49.2 (Spring 1986): 134–41.

27 David J. Nordloh, “The ‘Perfect’ Text: The Editor Speaks for the Author,” Newsletter of the Association for Documentary Editing 2.2 (1980): 1–3.

28 Los ejemplos incluyen la publicación de Manual on Methods of Reproducing Research Materials en 1936, las actividades de Historical Records Survey durante los años 30 usando microfilme para reproducir registros estatales y locales, el informe de U.S. Commerce de 1939 que determinaba que el microfilm es “adecuado para registros permanentes”, y el crecimiento del Center for American Documentation (y la revista del Centro, American Documentation) como el principal defensor de esta tecnología.

29 Para una muetra del a menudo vivaz debate sobre el microfilm, ver Jerry McDonald, “The Case against Microfilming,” American Archivist 20.4 (Oct, 1957): 245–56; Ernest P. Taubes, “The Future of Microfilming,” American Archivist 21.2 (Apr. 1958): 153–58; Leon deValinger, Jr., “A Microfilmer Replies,” American Archivist 21.3 (July 1958): 305–10; Margaret M. Weis, “The Case for Microfilming,” American Archivist 22.1 (Jan. 1959): 15–24; Sam Kula, “The Preparation of Finding Aids for Manuscript Material on Microfilm,” The Canadian Archivist 2 (1964) 3-10. Para ejemplo de una crítica controvertida, a veces polémica, de los proyectos de microfilm en bibliotecas desde la perspectiva de alguien ajeno, ver Nicholas Baker, Double Fold: Libraries and the Assault on Paper (New York: Random House, 2001)

30 Thomas E. Jeffrey. “Microform Editions of Documentary Collections: Where Do We Stand? And Where Do We Go from Here?” Newsletter of the Association for Documentary Editing 4 (Sept. 1982): 1. 

31 Ver “What We Fund,” NHPRC, disponible en línea en www.archives.gov/nhprc/apply/eligibility. html#fund [accessed 17 September 2015].

32 La iniciativa TEI fue ambiciosa y previó el future, al delinear un amplio conjunto de metas en su “Poughkeepsie Principles”, que incluían lineamientos de formato para su intercambio en la investigación humanística, además de convenciones de codificación para la representación, documentación, interpretación y análisis de textos en formas legibles por máquinas. Ver James Cummings, “The Text Encoding Initiative and the Study of Literature,” en A Companion to Digital Literary Studies, eds. Ray Siemens and Susan Schreibman (Oxford: Blackwell, 2007), 452.

33 Para una historia complete de EAD, ver “Development of the Encoded Archival Description DTD,” Library of Congress, disponible en línea en www.loc.gov/ead/eaddev.html [accessed 17 September 2015].

34 George Bain, John Fleckner, Kathy Marquis, y Mary Pugh, “Reference, Access, and Outreach: An Evolved Landscape, 1936–2011 (Session 406),” American Archivist 74, supplement 1 (Jan. 2011): 33–34.

35 Mitch Betts, “The Story So Far: How the Web Crossed the Atlantic and Became More Than a Plaything for European Physicists,” ComputerWorld (Aug. 19, 2002), disponible en línea en www.computerworld.com/article/2576978/enterprise-applications/the-story-so-far.html [accessed 14 September 2015].

36 Mark Shelstad, “Content Matters: Analysis of a Website Redesign,” OCLC Systems & Services: International Digital Library Perspectives 12.3 (2005): 209–25.

37 “It’s the Links, Stupid,” The Economist 8474 (Apr. 22, 2006): 121.

38 Todd Levin, “Dear Diary,” Salon.com, disponible en línea en http://salon.com/tech/feature/1999/12/10/diaryland.html [accessed 21 September 2015]; Catherine O’Sullivan, “On-line Diaries, and the Future Loss to Archives; or, Blogs and the Blogging Bloggers Who Blog Them,” American Archivist 68.1 (Spring/Summer 2005): 65.

39 Andreas M. Kaplan and Michael Haenlein, “Users of the World, Unite! The Challenges and Opportunities of Social Media,” Business Horizons 53, no. 1 (2010): 61, disponible en línea en www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0007681309001232 [accessed 14 September 2015].

40 Keith Hampton, Lauren Sessions Goulet, Cameron Marlow, and Lee Rainie, “Why Most Facebook Users Get More than They Give: Summary of Findings,” Pew Internet & American Life Project (Feb. 3, 2012), disponible en línea en www.pewinternet.org/2012/02/03/why-most-facebook-users-get-morethan-they-give [accessed 14 September 2015].

41 Heyliger, Sean, Nikki Thomas, and Juli McCloone. “Making Connections: A Survey of Special Collections’ Social Media Outreach.” American Archivist Fall/Winter, 2013.

42 “The Interactive Archivist: Case Studies in Utilizing Web 2.0 to Improve the Archival Experience,” eds. J. Gordon Daines III and Cory L. Nimer, Society of American Archivists, disponible en línea en http:// interactivearchivist.archivists.org [accessed 30 August 2012].